139 000 kronor per kvartal – det är kostnaden för dina projektmöten
Tid är pengar. Möten är tid. 139 000 kr är vad ineffektiva möten kostar ett projektteam på 10 personer. Inte per år. Per kvartal. Mer effektiva möten – ett lätt sätt att spara pengar och samtidigt skapa mer energi i projektgruppen.
72 procent av alla möten är ineffektiva
Möten kostar mer än många tror. Enligt en bred studie av mötesvanor 2024 konstaterar Atlassian att hela 72 procent av alla möten är ineffektiva. Sju av tio menar att deras möten bara skapar fler möten.
McKinsey uppskattar att 25 till 50 procent av all mötestid är bortslösad. Mina egna studier med över 1 000 respondenter visar att över hälften inte ens vet vad som bestämts på mötet som precis slutat.
Om du börjar räkna på detta för ett vanligt projektteam blir siffrorna snabbt svindlande. Och då tar vi inte ens hänsyn till den tid som läggs på att förstå vad som har beslutats – inte heller den totala dräneringen av energi som många upplever. All övertid som behövs för att hinna med det som borde hunnits med under dagen men som blev uppslukad av möten är inte heller med i kalkylen.
Räkna på ditt eget team
Siffran 139 000 kr är ett räkneexempel – inte ett exakt svar. Den visar storleksordningen. Din siffra beror på hur många ni är, hur mycket ni möts och vad era timmar faktiskt kostar. Använd formeln nedan.
Formel att räkna med
Antal personer × Mötestimmar/vecka/person × Andel ineffektiv tid × Personalkostnad kr/tim × Antal veckor/kvartal
Räkneexempel: team på 10 personer
Projektledaren: 10 möten/vecka. Teammedlemmar: 9 pers × 5 tim/vecka = 45 tim. Totalt: 55 tim/vecka.
Ineffektiv andel: 50 % = 27,5 tim slösad tid per vecka.
Personalkostnad: 450 kr/tim (snittlön för projektledare privat sektor, SCB 2024, inkl. arbetsgivaravgift och pension).
Per kvartal (11,25 veckor): 27,5 × 450 × 11,25 ≈ 139 000 kr.
Använd din egen personalkostnad och mötesfrekvens för ett mer precist resultat.
Vanan håller dig kvar – men går att bryta
Ineffektiva möten handlar om vanor. I de flesta organisationer är normen att alla möten är 60 minuter, att alla tackar ja när de blir inbjudna och att ingen frågar efter ett syfte när det saknas.
Det är inte ett tecken på dåliga projektledare. Det är ett tecken på att normen aldrig har ifrågasatts.
Vill du vända det behöver du inte börja stort. Börja med ditt nästa möte.
Två saker du kan göra direkt
1. Skriv ner syftet och målet innan du skickar inbjudan. Varför ska ni ha mötet och vad ska ni ha kommit fram till när mötet är slut?
2. Boka mötet 15 minuter kortare än du planerade. Har du tänkt dig 60 minuter – boka 45. Arbetet fyller den tid du avsätter. Det är Parkinsons lag, och den gäller lika mycket för möten som för allt annat.
Kortare möten med tydligare syfte är den snabbaste vägen till färre slösade timmar – och sparade pengar
70 000 per kvartal i snabb besparing för nästa projekt
Har du någonsin blivit ombedd att se över kostnaderna i ditt projekt? Förmodligen. Nästa gång – lägg fokus på era möten.
Tänk om bara hälften av era ineffektiva möten blev effektiva. I samma räkneexempel som innan gör ni då en besparing på 70 000 kronor per kvartal. Att ni samtidigt når projektmålet snabbare, minskar övertiden och skapar mer energi i teamet är ren bonus.
Du behöver inte eliminera alla ineffektiva möten på en gång. Men hälften är ett rimligt mål. Och det börjar inte med att boka färre möten – det börjar med bättre planering och ett tydligare upplägg.
SURFE – ett ramverk för möten som faktiskt levererar
SURFE är ett ramverk framtaget ur mina egna studier av svenska mötesvanor med totalt över 1 000 respondenter. Det bygger på fem principer – Structure, Updated, Right People, Focus och Effect – och täcker hela kedjan från planering till avslut.
Inte en quick fix. Men ett konkret och välgrundat sätt att ta tillbaka den tid som möten annars kostar.
Ta första steget mot möten som faktiskt levererar - Ladda ner SURFE-manualen. Den är är gratis och ger dig en konkret startpunkt – oavsett var ditt team står idag.