Möteskulturen i din organisation – vem äger den egentligen?
Du vet att era möten inte fungerar. Det vet dina kollegor också. Ändå fortsätter ni exakt som förut. Det är inte ett problem med era möten. Det är ett kulturproblem.
Möten är ett uttryck av er kultur
Många organisationer lägger tid och energi på att formulera värderingar och värdeord. Respekt, samarbete, engagemang. Fina ord på intranätet.
Men när märks era värderingar i vardagen? I de flesta organisationer är svaret: på möten. Det är där ni ses. Det är där ni fattar beslut, löser problem och – i teorin – samarbetar.
Ändå är möten sällan en del av värderingsarbetet. Man pratar om hur man ska vara mot kunderna eller varandra i breda termer. Sällan konkret om hur man ska vara mot varandra innan, under och efter sina möten.
Det är en miss. Och den kostar mer än de flesta inser.
Varför fortsätter det som vanligt?
I de studier jag genomfört med totalt över 1 000 svenska tjänstepersoner är bilden entydig. Bara 10 procent upplever att alla eller nästan alla deras möten är effektiva. 51 procent vet inte ens vad som beslutades när mötet är slut.
Ändå ändrar man ingenting.
Min analys är att det handlar om tre saker: vana, bekvämlighet och avsaknad av en gemensam referenspunkt. Ni fortsätter göra som ni alltid har gjort – inte för att det fungerar, utan för att det är enklast. Vanan är stark och ingen har satt ord på vad ni faktiskt vill göra istället.
Chefen är kulturen – oavsett om de vill det eller inte
En av de tydligaste slutsatserna från mina studier är att de som har effektiva möten ser sina chefer som föredömen när det gäller möteseffektivitet.
Det låter enkelt. Men konsekvensen är brutal: om chefen eller projektledaren bokar 60-minutersmöten utan agenda, dyker upp sent och aldrig ifrågasätter om ett möte behövs – då är det normen. Oavsett vad som står i en mötespolicy.
Under pandemin var det många organisationer som bestämde sig för 100 procent digitala möten. Samtidigt fortsatte ledningsgruppen med fysiska möten. Att som chef själv utgöra ett undantag är inte att vara en god förebild.
Detsamma gäller en policy med mötesfria dagar. Det är ett av de vanligaste greppen – och ett av de minst effektiva. Det finns nästan alltid en grupp chefer som plötsligt fick en lucka i sin kalender som de passar på att boka upp. Normer förändras inte av ett beslut. De förändras av beteende.
Vad som faktiskt krävs för att bryta mönstret
Förändring av möteskultur kräver två saker som sällan sker samtidigt: en gemensam överenskommelse och ett tydligt uppföljningsansvar.
Det räcker inte att en chef bestämmer sig för att ha kortare möten. Det räcker inte med en inspirationsföreläsning. Det som håller är när ett team – eller en organisation – aktivt har kommit överens om vad som gäller för deras möten, och sedan faktiskt följer upp det.
Fyra steg till förändring
Det krävs vanligtvis fyra steg för varaktig förändring:
1. Nuläge – var står ni idag? Vad fungerar och vad fungerar inte?
2. Gemensam kunskap – alla behöver ha samma referensram för vad ett bra möte är.
3. Konkreta överenskommelser – hur vill ni ha det specifikt i er organisation eller ert team?
4. Uppföljning – en, tre och sex månader senare. Annars försvinner förändringen i nästa kvartalsrapport.
För dig som projektledare: börja i nästa projekt
Du behöver inte vänta på att organisationen ska förändras. Det bästa tillfället att sätta en ny möteskultur är i början av ett nytt projekt – innan gamla mönster hinner rota sig.
Gör det här i projektets uppstartsfas:
Tre saker att komma överens om från dag ett
1. Syfte, mål och agenda är obligatoriskt. Alla möten i projektet har ett tydligt syfte. Saknas det är det okej – och förväntat – att fråga eller tacka nej.
2. Standard är 30 eller 45 minuter. Inte 60. Bestäm det tillsammans och håll fast vid det. Det är inte ett individuellt beslut – det är en gemensam norm.
3. Alla har rätt att ifrågasätta. När ni har kommit överens om punkt 1 och 2 har ni också skapat ett skyddsnät. Det är inte längre svårarbetat att tacka nej till ett möte utan syfte – det är att följa överenskommelsen
För dig som leder en större förändring
Om du är chef, HR-ansvarig eller verksamhetsutvecklare och vill ta ett samlat grepp om er möteskultur – börja inte med en policy. Börja med ett samtal.
Vad är okej hos oss? Vad är inte okej? Hur lever vi våra värderingar i våra möten? De frågorna kan inte besvaras på ett informationsmöte. De kräver en workshop, engagerade chefer och en vilja att faktiskt följa upp.
Den som vill ha stöd i den processen – i form av nulägesanalys, utbildning eller coachning av mötesledare – är välkommen att höra av sig. Men det mest värdefulla du kan göra just nu är att ställa frågorna högt, i rätt forum, med rätt människor.
Kulturen förändras inte av sig själv
Alla vet att mötena inte fungerar. Problemet är att det är okej att ha möten som ursäkt – att kalendern äts upp av nya bokningar utan att någon ifrågasätter varför. Det är inte ett tecken på att folk är busy och viktiga. Det är ett tecken på att ingen äger frågan.
Möteskulturen i din organisation ägs av dem som faktiskt förändrar sitt beteende. Inte av den som skriver en policy. Inte av den som håller en inspirationsföreläsning en gång om året.
Av dem som börjar ställa frågorna. Och sedan faktiskt gör annorlunda.
Vill du ha ett konkret verktyg att starta med?
SURFE-ramverket är framtaget ur mina studier av svenska mötesvanor och ger dig och ditt team en gemensam grund att stå på. Ladda ner den kostnadsfria guiden och använd den som startpunkt för ert eget möteskulturarbete.