SURFE – ramverket för effektiva och engagerande möten
För många möten. För lite som händer efteråt. För få som egentligen behövde vara där.
Känner du igen dig? Du är inte ensam. Det är ett systemfel på många arbetsplatser. I egna studier med över 1 000 svenska tjänstepersoner svarade bara 8 procent att deras möten alltid eller nästan alltid är effektiva. Hälften visste inte ens vad som bestämdes direkt efter mötet.
Det finns ett bättre sätt.
Byggt på erfarenhet. Bevisat i forskning.
Fredrik Bauer har lett möten i mer än tio år – workshops, konferenser, strategidagar och projektmöten i alla format. Han fick konsekvent höga omdömen och såg vad som fungerade på riktigt. Men han såg också tydligt vad som saknades på många möten.
Istället för att nöja sig med en känsla tog han en analytisk approach. Han initierade två kvantitativa studier av svensk möteskultur – med sammanlagt över 1 000 respondenter – och kopplade sedan resultaten till etablerad forskning inom kognitiv psykologi, organisationsbeteende och projektledning.
Det som framkom var tydligt: ineffektiva möten misslyckas av samma skäl, om och om igen. Och effektiva möten lyckas av samma skäl.
Ur det arbetet växte ett ramverk för effektiva och engagerande möten fram. Den fullständiga teoretiska grunden och referenser till studierna kan du läsa mer om här.
Vad är SURFE?
SURFE – Structure, Updated, Right People, Focus, Effect. Fem principer som gör dina möten engagerande och effektiva. Det är ett konkret ramverk som hjälper dig att planera och leda möten som faktiskt gör skillnad – oavsett om mötet är fysiskt, digitalt eller hybrid.
Möteskulturen i en organisation är viktig. Men du behöver inte vänta på beslut uppifrån eller starta ett utvecklingsprojekt för hela organisationen. Genom att lära dig grunderna i SURFE-ramverket kan du börja direkt. Redan på nästa möte kan du testa själv. Du kommer märka skillnad direkt och snart börjar andra i organisationen härma dig och ni är på god väg att förändra hela organisationens syn på möten.
SURFE-ramverket består av tre delar. I grunden ligger fem principer som är förutsättningar för varje effektivt möte. Grundprinciperna kan verka självklara men är ändå svåra att få till för många. I det andra lagret finns därför fem konkreta frågor som gör det mycket enklare. I ramverket finns också checklistor, verktyg och mallar som gör det enkelt att använda i praktiken
De fem principerna
S – Structure · No purpose, no goal – no meeting
U – Updated · Come prepared, not lost
R – Right People · Invite for impact, not attendance
F – Focus · Design for people. Engagement will follow.
E – Effect · Agreement is spoken, not assumed
Läs mer om principerna och vad du konkret kan göra för ditt nästa möte i SURFE-manualen.
Vad kostar dina dåliga möten?
Hälften av alla möten är ineffektiva. För ett projektteam på tio personer är det nära 70 000 kronor i förlorad tid varje kvartal – baserat på försiktiga antaganden om genomsnittlig arbetsgivarkostnad. Lär mer om var siffran kommer ifrån i den här artikeln om möteskostnader.
Hur skulle nästa kvartal se ut om du fick tillbaka den tiden?
I manualen får du grunderna i SURFE och en planeringsguide du kan använda direkt. Gratis.